Tietosuoja- ja rekisteriseloste
Rekisterinpitäjä
Asianajotoimisto Fredman & Månsson Oy Ab (Y-tunnus 0739808-2)
Hämeentie 68 A
00550 Helsinki
0400-464094
Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Asianajaja Markku Fredman
Rekisterin nimi
Asianajotoimisto Fredman & Månsson Oy Ab:n asiakas- ja laskutustietokanta (Intranet Juristi) sekä toimeksiantokohtainen arkisto, jossa säilytetään asiakkaiden tietoja kirjallisessa muodossa paperilla tai sähköisesti.
Rekisterin käyttötarkoitus
Asiakas- ja laskutustietokantaa käytetään asiakastietojen tallentamiseen yhteydenpitoa, esteellisyyksien tarkistamista sekä laskutusta varten. Toimeksiantokohtaisessa arkistossa säilytetään tietoja, jotka ovat tarpeen toimeksiantojen hoitamiseksi ja tehtyjen toimenpiteiden (esim. testamentit) pätevyyden osoittamiseen. Toimeksiannon päättymisen jälkeen arkistoituja fyysisiä asiakirjoja säilytetään vähintään sopimusehdoissa määritellyn määräajan, jotta asiakas voi ne halutessaan noutaa itselleen toimeksiantosopimuksen mukaisesti. Asiakirjojen säilytyksessä noudatetaan toimeksiannon yleisehtoja ja Suomen Asianajajaliiton antamia asiakirjojen säilyttämisohjeita.
Rekisterin tietosisältö
Henkilö- ja yritysasiakkaiden
- nimitiedot
- henkilö- ja yritystunnukset tarvittaessa
- asiointikieli
- osoitetiedot
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- toimeksiantojen nimikkeet ja/tai kuvaus toimeksiannon sisällöstä
- tehdyt toimenpiteet, niihin käytetty aika ja niistä veloitettu palkkio
- esteellisyyksien tarkistamiseksi tarvittavat tiedot vastapuolista
- muut toimeksiantojen hoitamiseksi tarvittavat tiedot ja asiakirjat
Arkaluonteiset tiedot
Toimeksiantokohtaisessa arkistossa säilytetään myös henkilöasiakkaiden sekä heidän vastapuoltensa terveystietoja sekä rikosasiain vastaajien rikollista tekoa, rangaistuksia tai muita rikoksen seuraamuksia koskevia tietoja, mikäli ne ovat tarpeen toimeksiantojen hoitamiseksi.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan suoraan asiakkailta toimeksiantojen vastaanottamisen yhteydessä sekä viranomaisilta toimeksiantojen hoitamisen yhteydessä. Yhteystietoja voidaan hakea myös julkisista lähteistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille osapuolille ilman asiakkaan suostumusta. Viranomaisille luovutetaan toimeksiannon hoitamisen kannalta välttämättömät tiedot, esimerkiksi haastehakemusten, oikeudenkäyntikirjelmien, oikeusturvavakuutusedun hakemisen ja oikeusapuhakemusten jättämisen yhteydessä.
Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman asiakkaan suostumusta.
Sähköisiä asiakirjoja säilytetään myös Microsoftin OneDrive-ympäristössä.
Tiedonsaantioikeus
Asiakkaalla on lakiin perustuva oikeus saada tietää mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisteriin. Pyyntö tulee tehdä kirjallisena. Allekirjoitetun tarkastuspyynnön voi toimittaa henkilökohtaisesti, sähköpostin liitteenä (skannattuna) tai postitse. Asiakkaan henkilöllisyys tarkastetaan.
Tietojen säilytysaika
Koska tietoja tarvitaan jatkuvasti esteellisyystarkastuksia tehtäessä ja jotta myös vanhoista toimenpiteistä voidaan asiakkaalle tai heidän oikeudenomistajilleen tuottaa niiden luotettavuuteen liittyviä palveluja (esim. testamentin päteväksi todistaminen jne), tietoja toimeksiannoista ja niiden antajista säilytetään niin pitkään kuin yhtiö harjoittaa asianajotoimintaa.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisteri on tallennettu atk-pohjaisesti (Intranet Juristi). Rekisteriin on pääsy vain toimeksiantojen hoitamisen kannalta välttämättömillä asianajotoimiston palveluksessa olevilla henkilöillä, joita koskee lainmukainen ja/tai sopimukseen perustuva salassapitovelvollisuus. Toimeksiantokohtaisia asiakirjakansioita säilytetään työhuoneissa sekä erillisissä arkistoissa, joihin vain asianajotoimiston henkilökunnalla on pääsy. Toimeksiantoihin sisältyviä tietoja säilytetään toimeksiantokohtaisesti myös sähköisessä muodossa, Näihinkin tietoihin on pääsy vain em. henkilökunnalla ja tallennetut tiedot on kryptattu.
Verkkosivujen tietosuoja
Asianajotoimisto Fredman & Månsson Oy ei kerää tai säilytä henkilötietoja sivustolla www.fredman-mansson.fi kävijöistä. Sivustoa ylläpitävä ulkopuolinen yritys kerää tilastotietoja sivustokäynneistä.